Dwight D. Eisenhower pred viac ako 50 rokmi povedal, že má problémy. Tieto problémy delil iba na dva druhy a to naliehavé a dôležité. Tie problémy, ktoré boli pre neho naliehavé neboli dôležité a tie, ktoré boli dôležité nebývali naliehavé.
V dnešnom hektickom svete sa nám zdá, že každá maličkosť je naliehavá, bezodkladná a ASAP.
Viacerí z nás poznajú aj známejší preklad výrazu ASAP. V korporátnom svete, je neuveriteľné, že vo viacerých prípadoch naozaj platí - August, September Alebo Potom :)
Takže ako začať úlohy meniť na menej urgentné? Menej hasiť a viac sa venovať dôležitým veciam?
Eisenhowerov princíp hovorí.
Zapíšte si všetky úlohy, ktoré Vás čakajú. Dôležité je zapísať všetky, aj tie, ktoré sa Vám zdajú ako nepodstatné. Pretože práve z nepodstatných maličkostí sa hromadia veľké a podstatné problémy. Píšte úlohy personálne, pracovné, osobné vízie, malé úlohy typu (upratať auto, vyniesť smeti...) aj návštevy u lekára a podobne.
Prvá úľava príde vtedy, keď si ich všetky zapíšete. Ten moment si užite a zapamätajte, ak budete pokračovať budete takých momentov zažívať stále viac.
Potom ich začnite rozdeľovať do kvadrantov:
1. Dôležité a nenaliehavé - V tomto kvadrante sa pohybujte maximum času. V ideálnom prípade 65% až 80% času. Sú to úlohy, ktoré Vás najviac posúvajú k Vaším prioritám: Povýšeniu, novému domu, novému životu, slobode, dieťaťu. Proste čomukoľvek, čo je pre Váš život hnacím motorom.
2. Dôležité a naliehavé - Tomuto kvadrantu sa snažte vyhnúť. V ideálnom prípade mu venujte 20 až 25% svojho času. Sú to úlohy, ktoré ste si odložili a začali byť urgentné. To znamená, že pred tým boli v kvadrante číslo 1, alebo je to ASAP výmysel Vášho šéfa, či Vaše plačúce dieťa.
3. Nedôležité a naliehavé - Tento kvadrant je taký malý podliak a nenechá Vás na pokoji. Snaží sa ukrojiť z kvadrantu číslo 1 a 2 a darí sa mu to aj na 15 % Vášho času. Jeho výhodou je, že Vás učí konať podľa Vašich priorít a byť asertívny. Naučíte sa viac hovoriť NIE. Pretože, NIE z Vašej strany neznamená, že odmietate človeka, ale dávate prednosť svojím prioritám. Je to napríklad kolega, ktorý Vás často ruší a chce pomoc, pípajúce sms - ky či telefonáty, ktoré nie sú dôležité. Keďže sme v kvadrante nedôležité :)
4. Nedôležité a nenaliehavé. Tento kvadrant je veľký podliak. Najlepší kamoš prokrastinácie a volá sa zlodej času. V tomto kvadrante by sme nemali tráviť skoro žiadny čas. Ani tak asi 1 % času. Sú to všemožné sociálne siete, nekonečné diskusie na poradách, vyberanie farby vizitiek a podobne. Tento kvadrant je však veľmi lákavý, pretože nás veľmi nenúti vychádzať zo zóny komfortu. Ak však z tejto zóny nevykročíme, tak nedosiahneme progres. A viete prečo je to ešte dôležité? Ak ste si napísali všetky úlohy a rozdelili do kvadrantov, tak by ste mali mať kvadrante 4 najmenej vecí. Toto hovorí za všetko.
Každopádne nikto z nás nežije vo vákuu a tým pádom sa musíme k výsledkom posúvať. Práve preto si každý deň nechávajte 1 hodinu bez plánovania. Uvidíte, že sa Vám bude hodiť a vy sa vyhnete časovému stresu.
Ešte praktický príklad pre uľahčenie.
8 hodín pracovná doba - 0,5 hodiny na obed = 7,5 hodiny.
Kvadrant č.1: cca 5 hodín
Kvadrant č. 2: cca 1,5 hodín
Kvadrant č. 3: cca 1 hodina
Kvadrant č. 4 - ten prenechajte iným. Tí budú raz obdivovať čo ste dosiahli.
Ak ste si už všetko rozdelili, tak každý deň vyhadzujte čo najviac úloh. Ten pocit stojí za to.
Praktická rada: Ak si úlohy v rámci dňa napíšete na papier a poobede ho pokrčíte a vyhodíte po splnení všetkých. Tak ten pocit je na nezaplatenie.
Ešte jeden taký šéfovský vtip na záver:
Čo spraví šéf keď sa cíti osamelo?
Zvolá poradu :)
Verím, že začnete už dnes. Je na to skvelý čas. Nový týždeň, nový začiatok. Držím päste a budem rád za každú Vašu radu, postreh či úspechy.